يعد قسم الشؤون الإدارية والمالية من الأقسام ذات الأهمية الكبيرة في رئاسة الجامعة باعتبارها مرجعًا للأمور الإدارية والمالية للجامعة وتشكيلاتها، ويتكون من الشعب الآتية:
- شعبة الموازنة والتخطيط المالي.
- شعبة السجلات.
- شعبة المخازن والتجهيزات.
- شعبة الرواتب.
- شعبة صندوق التعليم العالي.
- شعبة الحسابات والصرف.
- شعبة حسابات الخطة الاستثمارية.
- شعبة التوظيف والملاك.
- شعبة شؤون التدريسيين.
- شعبة شؤون الموظفين.
- شعبة التقاعد.
بعض المهام الإدارية
- إنجاز معاملات النقل والتنسيب الخاصة بالمنقولين والمنسبين من وإلى الجامعة فضلا عن تحديث البيانات الخاصة بتدريسي وموظفي الجامعة بالكامل كما وتقوم الشعبة بالتنسيق مع اللجان الدائمة مثل (لجنة الترقيات ولجنة إضافة الخدمة ولجنة تغيير العناوين الوظيفية) لغرض تزويدها بالأوليات الخاصة بهذه اللجان لغرض تسهيل إنجاز معاملاتهم.
- إنجاز المعاملات الخاصة بالتدريسيين في الجامعة منها معاملات الترفيع الخاصة بهم فضلا عن العلاوات السنوية كما ويقوم القسم بمتابعة معاملات الحاصلين على الشهادات العليا لغرض احتسابها ومنح الحاصلين عليها اللقب العلمي فضلا عن قيامه بتأشير العلاوات السنوية الصادرة عن الكليات في قاعدة البيانات الخاصة بالقسم لتحديد التغيرات التي طرأت عليها.
- إنجاز المعاملات الخاصة بموظفي الجامعة ومنها المعاملات الخاصة بترفيعهم فضلا عن العلاوات السنوية التي تصدر لموظفي الجامعة كما يقوم القسم بإنجاز البريد اليومي الخاص بالموظفين ومنه اوامر النقل داخل الجامعة والتنسيب والاجازات وغيرها من الأوامر الجامعية الاخرى.
- إنجاز المعاملات التقاعدية لتدريسي وموظفي الجامعة المحالين إلى التقاعد والتي تبدأ من صدور الأمر الجامعي من الجامعة وصولا إلى متابعة معاملاتهم التقاعدية مع دائرة التقاعد.
بعض المهام المالية:
- إجراء المناقلات المالية بين أبواب موازنة الجامعة لتغطية احتياجاتها على وفق ما تنص عليه تعليمات تنفيذ الموازنة.
- مراقبة التخصيصات لمقدار المخصصات السنوية المرصودة والنفقات الشهرية والإجمالية حتى ورصيد المخصصات لكل باب من أبواب التخصيص.
- فتح سجل تحليلي للسلف يتم من خلاله مراقبة السلف المؤقتة وسلف الراتب وسلف اللجان والسلف المستديمة للصرف النقدي
- متابعة آلية عمل لجان المشتريات والصيانة من خلال توفير الاعتماد المالي لكل باب من أبواب الموازنة.
- مسك نظام محاسبي إلكتروني مساعد للسجلات المحاسبية يساعد بإعداد الكشوفات المالية بالسرعة والدقة المتناهية.
- تحضير جميع انواع موازنات المراجعة الشهرية للحسابات التفصيلية والحسابات العامة في نهاية كل شهر والحسابات الختامية للسنة المالية.
